Hôm qua, chúng tôi đã cùng AustCham Korea tổ chức một buổi hội thảo về đăng ký doanh nghiệp, hướng dẫn chi tiết cho một hội trường đầy các nhà sáng lập nước ngoài về những gì thực sự cần thiết để thành lập và vận hành công ty hợp pháp tại đây. Đây là một nhóm tham dự rất tuyệt vời, thực sự quan tâm và tương tác, và trong suốt buổi hội thảo, một câu hỏi xuất hiện nhiều hơn bất kỳ câu hỏi nào khác, dưới nhiều hình thức khác nhau: "Một khi đã đăng ký xong, liệu tôi đã thực sự sẵn sàng để vận hành công ty chưa?"
Câu trả lời thẳng thắn là chưa. Và khoảng cách giữa hai điều này thường lớn hơn nhiều so với những gì phần lớn các nhà sáng lập tưởng tượng ban đầu.
Có một điều cần nói rõ về việc thành lập công ty tại Hàn Quốc: phần mà mọi người thường lo lắng nhất thực ra lại là phần dễ nhất. Chọn tên công ty, chuẩn bị vài loại giấy tờ, và nhận giấy chứng nhận đăng ký. Đa số nhà sáng lập hình dung đúng như vậy, và lần này, hình dung đó thực sự khớp với thực tế. Bước này thực sự đơn giản, và thực sự nhanh, thường mất khoảng mười đến mười bốn ngày làm việc để hoàn tất.
Nhưng cũng chính vì sự đơn giản đó mà nó trở nên nguy hiểm. Sự dễ dàng này tạo ra một cảm giác sai lầm rằng phần khó khăn đã ở phía sau. Cái bẫy không nằm ở bản thân quy trình đăng ký, mà nằm ở cách các nhà sáng lập hiểu về ý nghĩa của việc đó. "Đã thành lập công ty" bắt đầu được cảm nhận như một vạch đích, trong khi thực chất nó gần với vạch xuất phát hơn. Và khoảnh khắc một nhà sáng lập nhầm lẫn giữa hai điều này thường chính là thời điểm mà tiến độ của họ âm thầm bắt đầu trễ đi, đôi khi trễ đến vài tuần trước khi họ kịp nhận ra.
V� vậy, câu hỏi thực sự chưa bao giờ là "liệu tôi có thể đăng ký một công ty tại Hàn Quốc hay không." Câu hỏi thực sự là "liệu tôi có thể thực sự vận hành công ty đó tại đây hay không." Đây là hai câu hỏi hoàn toàn khác nhau, với hai câu trả lời hoàn toàn khác nhau. Và mọi thứ nằm giữa hai câu hỏi đó chính là khối lượng công việc mà hầu hết các nhà sáng lập không hề lường trước, cho đến khi họ trực tiếp đối mặt với nó.
Thủ tục đăng ký tại cơ quan đăng ký thương mại là bước đầu tiên, và nó khắt khe hơn nhiều so với vẻ ngoài trên giấy tờ. Các tài liệu công chứng, hồ sơ pháp lý đã được dịch thuật, và các thủ tục đăng ký gần như không có chỗ cho bất kỳ sai sót nhỏ nào. Chúng tôi từng chứng kiến chỉ một bản dịch không khớp, một cái tên không trùng khớp chính xác giữa các tài liệu, cũng đủ khiến toàn bộ hồ sơ bị trả lại và phải làm lại từ đầu. Vấn đề không phải là quy trình quá phức tạp về mặt khái niệm. Vấn đề là các cơ quan đăng ký tại Hàn Quốc yêu cầu mức độ chính xác mà phần lớn các nhà sáng lập, vốn quen với những hệ thống linh hoạt hơn ở quê nhà, đơn giản là chưa chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng.
Đăng ký thuế với Cơ quan Thuế Quốc gia (NTS) là một quy trình hoàn toàn tách biệt với việc thành lập công ty, điều mà nhiều nhà sáng lập chỉ nhận ra khi đã đi sâu vào quy trình. Nó có thời hạn riêng, hồ sơ riêng, và cơ quan phụ trách riêng. Nếu bỏ lỡ thời hạn này, hoặc thực hiện sai trình tự so với các bước khác, hậu quả không chỉ dừng lại ở việc trì hoãn đăng ký thuế. Nó sẽ âm thầm làm chậm lại toàn bộ những bước tiếp theo đã được lên kế hoạch, bởi vì phần lớn những gì diễn ra sau đó đều phụ thuộc vào việc hoàn tất bước này.
Mở tài khoản ngân hàng công ty là nơi chúng tôi thường thấy các nhà sáng lập lần đầu thực sự va phải một rào cản lớn, và điều này hiếm khi được nhắc đến trong các hướng dẫn "cách đăng ký công ty" phổ biến trên mạng. Các ngân hàng tại Hàn Quốc thẩm định các doanh nghiệp có vốn nước ngoài kỹ lưỡng hơn nhiều so với những gì phần lớn nhà sáng lập dự đoán, và nếu không có sự giới thiệu phù hợp hoặc hồ sơ được chuẩn bị sẵn từ trước, chỉ riêng bước này cũng có thể khiến cả kế hoạch khai trương bị trì hoãn nhiều tuần. Không phải vì ngân hàng cố tình gây khó dễ, mà bởi từ góc nhìn của họ, một pháp nhân nước ngoài mới thành lập, chưa có lịch sử hoạt động tại đây, trên giấy tờ trông giống hệt như một rủi ro. Việc thu hẹp khoảng cách này ít liên quan đến giấy tờ hơn là liên quan đến các mối quan hệ, điều mà chúng tôi sẽ quay lại đề cập sau.
Visa nhà đầu tư D-8 và các yêu cầu tuân thủ về tuyển dụng là mục cuối cùng, và đây cũng là điều khiến các nhà sáng lập bất ngờ nhất, bởi nó không có cảm giác như một phần của việc "thành lập công ty." Phần lớn các nhà sáng lập không biết những yêu cầu này tồn tại cho đến đúng thời điểm họ cần đến, và thường đó chính là lúc họ chuẩn bị bắt đầu làm việc thực sự trong chính công ty mà họ vừa mất nhiều tuần để xây dựng. Việc sở hữu một công ty trên giấy tờ và việc được phép hợp pháp làm việc trong công ty đó là hai loại phê duyệt hoàn toàn khác nhau, và việc nhầm lẫn giữa hai điều này là một trong những nguyên nhân trì hoãn phổ biến nhất, đồng thời cũng dễ tránh nhất mà chúng tôi thường gặp.
Không có mục nào trong bốn mục nêu trên là khó khăn khi xét riêng lẻ. Bất kỳ mục nào, nếu được xử lý độc lập với đủ thời gian và sự kiên nhẫn, đều có thể hoàn thành được. Điều thực sự quyết định một nhà sáng lập có thể bắt đầu vận hành trong vòng một tháng hay vẫn còn loay hoay sau ba tháng nằm ở một vài yếu tố hiếm khi được đề cập trong bất kỳ hướng dẫn nào.
Trình tự thực hiện có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nếu thực hiện các thủ tục sai trình tự, bạn không chỉ mất thời gian ở riêng bước đó, mà còn tạo ra những nút thắt cổ chai ở các bước tiếp theo, khiến tổng thời gian tiêu tốn lớn hơn nhiều so với việc làm đúng trình tự ngay từ đầu. Quy trình tại Hàn Quốc có logic riêng của nó, nhưng logic đó không phải lúc nào cũng dễ đoán theo trực giác của nhà sáng lập.
Mức độ chi tiết của hồ sơ khiến hầu hết mọi người bất ngờ. Các cơ quan chức năng tại Hàn Quốc yêu cầu độ chính xác của hồ sơ ở mức khiến phần lớn những người lần đầu khởi nghiệp thực sự bất ngờ, không phải vì ai đó cố tình gây khó khăn, mà đơn giản vì tiêu chuẩn ở đây cao hơn so với những gì phần lớn nhà sáng lập phương Tây đã quen thuộc.
Các mối quan hệ tại địa phương tạo ra sự khác biệt lớn hơn nhiều so với hình dung của mọi người. Ngân hàng, cơ quan thuế, và cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đều xử lý công việc nhanh hơn và suôn sẻ hơn đối với những đơn vị tư vấn mà họ đã có mối quan hệ làm việc từ trước. Điều này không liên quan đến việc đi đường tắt. Đó đơn giản là thực tế của cách quy trình vận hành tại bất kỳ quốc gia nào, và Hàn Quốc cũng không ngoại lệ.
V� đây là điều đáng để suy ngẫm: tất cả những điều trên sẽ không hiện ra khi bạn tìm kiếm "cách đăng ký công ty tại Hàn Quốc." Bởi vì tất cả những điều đó thực chất không phải là về việc đăng ký. Đó là về mọi thứ xảy ra sau đó, phần thực sự quyết định liệu một nhà sáng lập có đang thực sự vận hành một doanh nghiệp tại đây, hay chỉ đang cầm trong tay một tấm giấy chứng nhận rằng họ có thể làm điều đó.
Đây chính xác là lý do chúng tôi xây dựng quy trình của mình theo cách này. Từ đầu đến cuối, hoàn toàn từ xa, tất cả được một đội ngũ duy nhất điều phối bằng tiếng Anh: đăng ký doanh nghiệp, thuế, giới thiệu mở tài khoản ngân hàng, visa, và tuyển dụng, được xử lý như một quy trình liền mạch thay vì bốn quy trình rời rạc mà nhà sáng lập phải tự mình ghép nối lại với nhau.
Bạn chỉ cần tập trung vào phần thực sự thuộc về mình để xây dựng: tầm nhìn, sản phẩm, bài thuyết trình gọi vốn, lý do khiến bạn muốn có mặt tại Hàn Quốc ngay từ đầu. Chúng tôi sẽ đảm nhận mọi thứ còn lại: từng loại hồ sơ, từng thời hạn, từng biểu mẫu nằm giữa "đã đăng ký" và thực sự "đang vận hành."
Khi phần việc đó được xử lý ổn thỏa, các nhà sáng lập mới thực sự có thể dành thời gian và năng lượng để xây dựng doanh nghiệp mà họ thực sự muốn tạo dựng tại đây, thay vì phải học cách vận hành bộ máy hành chính Hàn Quốc theo cách khó khăn nhất, từng cuộc hẹn ngân hàng bị trì hoãn một.
Xin cảm ơn AustCham Korea đã tổ chức buổi hội thảo hôm qua, và cảm ơn tất cả những ai đã tham gia. Dù bạn đã có mặt tại buổi hội thảo hay đã bỏ lỡ, nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về bất kỳ nội dung nào ở trên, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi rất sẵn lòng trao đổi trực tiếp về tình huống cụ thể của bạn.
Pearson & Partners Korea | Thành lập công ty, giấy phép và cấp phép của chính phủ, visa doanh nghiệp, thuế và bảng lương, tuân thủ EOR và nhân sự